Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») détaille la façon dont le cabinet Altana, société d’exercice libéral à responsabilité limitée (SELARL) d’avocats, au capital social de 37 380 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 517 867 925, ayant son siège social au 45 rue de Tocqueville, 75017 Paris France (ci-après « Altana »), collecte et assure le traitement des données à caractère personnel de ses clients (ci-après « Clients »), de ses prospects (ci-après « Prospects ») et d’utilisateurs (ci-après les « Utilisateurs ») visitant ou utilisant les fonctionnalités et les services proposés sur le site Internet d’Altana accessibles depuis l’adresse url https://www.altanalaw.com/(ci-après le « Site »).

Constitue une donnée à caractère personnel toute information relative au Client, au Prospect ou à l’Utilisateur personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (notamment ses nom, prénom, date de naissance, adresse postale, adresse email, photographie, curriculum vitae, ci-après désignées « Données Personnelles »).

Altana invite donc le Client, le Prospect ou l’Utilisateur à prendre dûment connaissance des termes et conditions de la Politique de Confidentialité avant toute utilisation du Site et avant toute communication de ses Données Personnelles.

La Politique de Confidentialité est accessible de façon permanente, hors périodes de maintenance, depuis le Site, en cliquant sur l’onglet intitulé « Politique de confidentialité » figurant au bas de la page internet du Site https://www.altanalaw.com/.

Si les informations communiquées au sein de cette Politique de Confidentialité ne sont pas suffisantes et que vous souhaiteriez avoir plus de détails, vous pouvez contacter la personne en charge des problématiques de Données Personnelles chez Altana via l’adresse suivante :  privacy@altanalaw.com.

  1. Ethique

Altana protège la vie privée de ses Clients, Prospects et Utilisateurs en respectant les textes en vigueur notamment ceux en matière de protection des Données Personnelles.

A cet effet, en tant que responsable de traitement, Altana procède à la collecte et au traitement des Données Personnelles de ses Clients, Prospects et Utilisateurs en conformité avec la règlementation nationale et européenne en vigueur et notamment la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, telle que modifiée, (ci-après la « Loi Informatique et Libertés ») et le Règlement (UE) 2016/679 du Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après « RGPD »).

L’ensemble des Données Personnelles est traité avec rigueur et confidentialité.

  1. Collecte des Données Personnelles

Pour consulter et visiter le Site, l’Utilisateur n’a pas, en principe, à communiquer de Données Personnelles le concernant, à l’exception des cookies potentiellement implémentés dans les conditions précisées au sein de la « Politique cookies » disponible sur notre Site.

Altana est susceptible de collecter les Données Personnelles du Client, du Prospect ou de l’Utilisateur lorsqu’il :

  • navigue sur le Site,
  • envoie de courriers électroniques aux adresses emails contact@altanalaw.com et recrutement@altanalaw.com
  • s’abonne à la newsletter
  • participe physiquement à des rencontres professionnelles
  • confie la gestion d’un dossier à Altana
  • se rend dans les locaux d’Altana

Lors de la collecte des Données Personnelles, le Client, le Prospect ou l’Utilisateur s’engage expressément à ne communiquer que des informations complètes, exactes et actualisées, et ne portant préjudice ni aux intérêts ni aux droits des tiers.

  1. Finalité et base légale des traitements de Données Personnelles

Le traitement des Données Personnelles effectué par Altana peut avoir pour base légale le consentement des Utilisateurs, Clients ou Prospects, le respect d’une/des obligation(s) légale d’Altana, l’exécution du contrat ainsi que son intérêt légitime.

Altana collecte et traite les Données Personnelles communiquées sur le Site afin de pouvoir notamment :

  • assurer le fonctionnement et la sécurité du Site ;
  • élaborer les statistiques nécessaires à l’amélioration du Site, de ses services et de ses fonctionnalités ;
  • répondre aux questions et demandes adressées par l’Utilisateur par le biais de l’adresse email contact@altanalaw.com;
  • assurer le traitement des candidatures reçues ;
  • adresser aux Utilisateurs la newsletter d’Altana par email ;
  • adresser aux Utilisateurs des invitations à des évènements et conférences ;
  • assurer la gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition, d’effacement et de limitation du traitement.

 

 

  1. Destinataires des Données Personnelles

Altana est responsable des traitements de Données Personnelles collectées dans le cadre de ses services et sur le Site.

Dans la limite de leurs attributions respectives, seules les personnes habilités et déterminées mentionnées ci-dessous pourront avoir accès aux Données Personnelles collectées par Altana :

  • le personnel habilité des différents services d’Altana (associés, collaborateurs, juristes, assistants juridiques, stagiaires, services généraux) ;
  • l’agence de communication d’Altana ;
  • les services en charge du développement du Site ;
  • les sous-traitants en charge d’assurer les prestations techniques liées à l’administration, la maintenance et l’hébergement du Site, dans le respect des dispositions nationales et européennes applicables en matière de protection des données personnelles ;
  • Toute autorité judiciaire ou administrative habilitée par la loi, sollicitant la communication de ces informations conformément aux dispositions législatives en vigueur.

Altana travaille régulièrement en partenariat avec des cabinets situés à l’étranger pour les besoins de l’exécution de la convention conclue avec le Client. Altana est donc susceptible de transférer les Données Personnelles des Clients à des cabinets d’avocats n’étant pas situés sur le territoire de l’Union Européenne chaque fois que le transfert est nécessaire à l’exécution de la relation contractuelle entre le Client et Altana ou chaque fois que le transfert est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense des droits en justice du Client, conformément à l’article 49 e) du RGPD. Le cabinet Altana peut également être amené à transférer des données dans les conditions de l’article 48 du RGPD, lorsqu’un accord international ou un traité d’entraide judiciaire le permet.

  1. Conservation et Sécurité des Données Personnelles

5.1 Durée de conservation des Données Personnelles

Les Données Personnelles sont conservées le temps strictement nécessaire à la gestion des relations entre Altana et ses Clients, Prospects et Utilisateurs. Les durées de conservation des données personnelles dépendent des finalités pour lesquelles les données sont collectées et traitées.

Altana peut également conserver les Données Personnes pour une durée plus longue dans le cadre de ses obligations légales.

L’ensemble des traitements susceptibles d’être mis en œuvre par Altana est résumé dans le tableau ci-après :

 

 

 

Finalités Données collectées et mode de collecte Responsable de traitement Base juridique du traitement Durée de conservation Destinataires
Gestion, préparation, exercice et suivi du contentieux et du précontentieux des Clients  

•   Données d’identification des Clients : noms, prénom, adresse email, adresse postale, société, etc. et les données relatives à la situation familiale, professionnelle, économique et financière.

 

•   De manière générale, toutes autres données personnelles fournies par le Client pour les besoins de la gestion de son dossier et pour le suivi de la facturation

 

•   Données relatives à des infractions ou condamnations telles que :

−      Les faits litigieux à l’origine de la procédure

−      Les informations, documents et pièces recueillis tendant à établir les faits susceptibles d’être reprochés (constat, témoignage, attestation, dépôt de plainte, etc.)

−      Les caractéristiques du contentieux (date de début et de clôture du litige, juridiction saisie, date de l’assignation, date d’audience, etc.)

−      La date, nature, motifs et montants des condamnations ;

−      Commentaires relatifs à la description et au suivi de la procédure.

 

•   Données sensibles : en particulier, des données médicales pour les besoins des dossiers de responsabilité médicale ou responsabilité du fait des produits dans le domaine pharmaceutique

 

Altana  

−      Traitement par un auxiliaire de justice pour exercer les missions que la loi lui confie (art. 9-2 de la Loi Informatique et Libertés)

 

−      Traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Client et à la constatation, à l’exercice et à la défense de ses droits en justice et donc par l’avocat en tant qu’auxiliaire de justice (art. 6-1 (f) et 9-2 (f) du RGPD)

 

−      Exécution du contrat de mandat entre le Client et Altana

 

−      Les données relatives au Client peuvent être conservées le temps de la relation contractuelle entre Altana et le Client

 

 

−      Au-delà, les données sont archivées pour la période où la responsabilité de l’avocat pourrait être mise en cause avant suppression définitive des données

 

−      Les associés et les collaborateurs d’Altana

 

−      Les assistants juridiques et les stagiaires

 

−      Les services généraux chargés de la constitution des dossiers papiers

 

−      Les sous-traitants d’Altana chargés de la sécurité informatique

 

−      Pour les données sensibles : les avocats spécifiquement chargés de ces contentieux et leurs assistants soumis à une obligation de confidentialité renforcée, le responsable informatique

Fourniture de conseils juridiques et assistance juridique aux Clients

hors contentieux

 

Données d’identification des Clients : nom, prénom, adresse email, adresse postale, société, etc., ainsi que toutes données nécessaires à l’exécution de sa convention d’honoraire par l’avocat, situation familiale, situation professionnelle, situation économique et financière, coordonnées de l’interlocuteur au sein de la société du Client / du ou des représentants légaux de la société, etc.

Altana Exécution du contrat de mandat entre le Client et Altana  

−      Les données relatives au Client sont conservées le temps de la relation contractuelle entre Altana et le Client

 

−      Au-delà, les données sont archivées pour la période où la responsabilité de l’avocat pourrait être mise en cause, avant suppression définitive des données

 

−      Les services généraux chargés de la constitution des dossiers papiers

 

−      Les sous-traitants d’Altana chargés de la sécurité informatique

Gestion de l’inscription à la Newsletter et envoi d’invitations aux petits-déjeuners et autres évènements organisés par Altana aux Clients et Prospects  

•   Données d’identification des Clients et Prospects : noms, prénom, adresse email, adresse postale, entité d’appartenance, fonction/rôle au sein de l’entité

 

•   Données relatives aux évènements auxquels ils ont assistés et aux refus.

Altana Consentement des Clients et Prospects et/ou exécution du contrat de mandat entre le Client et Altana (veille juridique relevant de la mission de l’avocat)  

−      Les données relatives au Client sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle entre le Client et Altana, et cinq ans à compter de la fin de la relation contractuelle sauf en cas de désinscription

 

−      Les données relatives au Prospect sont conservées pendant trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du Prospect

 

−      Les associés et les collaborateurs d’Altana

 

−      Les assistants juridiques

 

−      Les employés d’Altana chargés du suivi de la relation avec les Clients et Prospects

 

−      Les sous-traitants d’Altana chargés de la sécurité informatique

 

−      L’agence de communication du cabinet Altana

 

Traitement des candidatures et des demandes formulées par les Internautes via l’adresse email « contact »

 

 

• Données d’identification des Utilisateurs : noms, prénom, adresse email, adresse postale, entité d’appartenance, etc.)

 

• Données relatives à la situation familiale, professionnelle, économique et financière et toutes autres données personnelles fournies par l’Utilisateur

 

• Dans le cadre du recrutement, toutes informations communiquées spontanément par le candidat dans son curriculum vitae

Altana Consentement de l’Utilisateur formalisé par l’envoi de la demande ou de la candidature Les données de l’Internaute sont conservées pour la durée nécessaire au traitement de la demande ou de la candidature et deux ans à partir du dernier contact ou de la candidature sauf opposition de la personne  

−      Les associés et les collaborateurs d’Altana

 

−      Les assistants juridiques

 

−      Les employés d’Altana chargés du traitement des demandes et candidatures

 

−      Les sous-traitants d’Altana chargés de la sécurité informatique

 

 

 

 

5.2 Hébergement des Données Personnelles

Les Données Personnelles traitées par Altana sont hébergées par la société SAS OVH située au 2 rue Kellermann BP 80157 59100 Roubaix (www.ovh.com).

5.3 Mesures de sécurité

Altana s’engage à prendre toutes mesures appropriées, pour préserver la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles, et de les protéger contre toute perte, détournement, divulgation non autorisée, altération ou destruction.

Les salariés d’Altana qui, du fait de leur fonction, auraient accès aux Données Personnelles s’engagent à la plus grande confidentialité à cet égard.

Consciente de la nature confidentielle et parfois très sensible des informations et Données Personnelles confiées par ses Clients, et de la confiance qu’implique la relation entre ces derniers et Altana, Altana assure la sécurité et la confidentialité des données personnelles des Clients, mais également des Prospects et Utilisateurs par la mise en place d’un système de sécurité technique et organisationnelle.

Altana met en place les mesures permettant d’éviter que les données, y compris les Données Personnelles, soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.

En particulier, pour le traitement des données sensibles collectées à l’occasion de la gestion de certains précontentieux et contentieux, Altana met en œuvre toutes les mesures de sécurité nécessaires pour garantir que les données ne soient pas perdues, endommagées ou que des tiers non autorisées y aient accès. Des restrictions d’accès sont mises en place au sein même du cabinet et le personnel non soumis au secret professionnel d’avocat, qui y a accès en nombre limité et est soumis à des obligations de confidentialité renforcées. Par ailleurs, ces données sont structurellement conservées dans un système séparé des autres données traitées par Altana.

En sa qualité de cabinet français indépendant, l’ensemble des données qui lui sont confiées par les Clients, Prospects et Utilisateurs sont conservées sur des serveurs situés en France, et aucun transfert n’est effectué hors de l’Union Européenne, sous réserve des transferts ponctuels mentionnés au paragraphe 4.

Les sous-traitants d’Altana se sont également engagés, dans les mêmes conditions, à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées garantissant la protection des données personnelles des Clients, Prospects et Utilisateurs.

Altana a mis en place un processus interne lui permettant de notifier à l’autorité de contrôle toute atteinte avérée aux Données Personnelles traitées susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées dans les temps impartis par la réglementation applicable.

  1. Droits des personnes sur les données collectées

6.1 Droits concernés

Dans le cadre de la protection de leurs données personnelles, conformément à la règlementation en vigueur, les Clients, Prospects et Utilisateurs bénéficient d’un certain nombre de droits.

Certains de ces droits sont susceptibles de ne pas s’appliquer lorsque leur exercice par la personne concernée serait contraire à l’intérêt légitime du responsable de traitement (données nécessaires à la réalisation des travaux et missions confiés à Altana dans le cadre des mandats qui lui sont confiés, gestion de la facturation, etc.).

  • Le droit d’information

Les Clients, Prospects et Utilisateurs ont le droit d’obtenir d’Altana les informations suivantes :

 

  • La base juridique du traitement dont leurs Données personnelles font l’objet ;
  • Les finalités du traitement ;
  • Les catégories de Données personnelles collectées et traitées ;
  • Les destinataires des Données personnelles ;
  • Les transferts de Données personnelles hors de l’Union Européenne ;
  • La possibilité de connaître et de contester tout traitement automatisé en cas de décision prise sur le fondement de ce traitement et produisant des effets juridiques à leurs égards.
  • Le droit d’accès à leurs Données Personnelles

Les Clients, Prospects et Utilisateurs ont le droit d’obtenir d’Altana la communication des Données personnelles les concernant ainsi que les informations relatives à l’origine des données, sauf dans le cas où un tel droit d’accès serait contraire aux principes de secret professionnel.

  • Le droit de rectification

Les Clients, Prospects et Utilisateurs ont le droit d’obtenir d’Altana qu’elle rectifie, complète ou mette à jour, dans les meilleurs délais, les Données personnelles les concernant qui sont inexactes ou incomplètes.

  • Le droit d’effacement

Les Clients, Prospects et Utilisateurs disposent du droit de demander à Altana l’effacement, dans les meilleurs délais, des Données personnelles les concernant lorsque leur utilisation n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsqu’ils retirent le consentement sur lequel était fondé le traitement.

  • Le droit de retrait de leurs Données Personnelles

Les Clients, Prospects et Utilisateurs disposent du droit de retirer leur consentement à tout moment aux parties du traitement mis en œuvre par Altana fondées sur ce consentement.

  • Le droit à la limitation

Les Clients, Prospects et Utilisateurs disposent du droit d’obtenir d’ Altana la limitation du traitement des Données personnelles le concernant lorsque (i) l’exactitude des Données personnelles est contestée par le Client, Prospect ou Internaute pendant une durée permettant à Altana de vérifier l’exactitude des Données personnelles, (ii) lorsque le traitement est illicite, (iii) lorsqu’Altana n’a plus besoin des Données personnelles aux fins du traitement mais qu’elles sont nécessaires au Client, Prospect ou Internaute pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, (iv) le Client, Prospect ou Utilisateur a exercé son droit d’opposition.

  • Le droit de demander à Altana la portabilité de leurs Données Personnelles

Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, ce droit à la portabilité permet au Client, Prospect ou Utilisateur de demander à recevoir les Données Personnelles fournies à Altana dans un format structuré, couramment utilisé, et lisible par machine et de transmettre ces données personnelles à un autre responsable de traitement sans qu’Altana ne puisse y faire obstacle.

Lorsque cela est techniquement possible, le Client, le Prospect ou l’Utilisateur peut également demander à ce que ses Données Personnelles soient directement transmises à un autre responsable de traitement par Altana.

  • Le droit d’opposition

Les Clients, Prospects et Utilisateurs ont le droit de s’opposer, à tout moment, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à ce qu’Altana procède au traitement des Données personnelles les concernant, sauf motifs légitimes impérieux ou en cas de traitement pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Les Clients, Prospects et Utilisateurs peuvent s’opposer à tout moment au traitement par Altana de leurs Données personnelles à des fins de prospection commerciale.

  • Le droit d’introduire des réclamations

Dans tous les cas, les Clients, Prospects et Utilisateurs disposent du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) ou toute autre autorité locale de protection des données compétente, dans le cas où ils estimeraient que leurs droits ne seraient pas respectés.

  • Le droit de décider du sort de ses données personnelles après son décès

Les Clients, Prospects et Utilisateurs disposent du droit d’organiser le sort de leurs Données Personnelles après leur décès en transmettant à Altana des directives générales qu’Altana s’engage à respecter. Par défaut, les ayants droit du défunt auront la possibilité d’exercer les droits prévus dans la présente Politique de Confidentialité au nom et pour le compte du défunt.

6.2 Exercice des droits concernés

Pour exercer ces droits et obtenir communication des informations, il suffit pour le Client, le Prospect ou l’Utilisateur d’en faire la demande à Altana. Afin qu’Altana puisse satisfaire à la demande du Client, du Prospect ou de l’Utilisateur, celui-ci doit lui faire parvenir les éléments nécessaires à son identification ; ses nom, prénom, adresse et adresse email, par courrier électronique à l’adresse suivante : privacy@altanalaw.com ou par courrier postal à l’adresse suivante :

Altana

Service RGPD

45 rue de Tocqueville

75017 Paris

AVERTISSEMENT : les délais de traitement des demandes seront nécessairement augmentés si ladite demande est faite par courrier dû aux contraintes matérielles et techniques.